Mailarchiv


 

Welche Anforderungen lassen sich mit dem meos Mailarchiv lösen?

  • Lückenlose Aufzeichnung der Mailkommunikation
  • Schutz vor bewusstem und unbewussten löschen von Mails durch Mitarbeiter
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (Aufbewahrungsfristen)
  • Unternehmensweite Suche von Mails
  • Reduktion des Platzbedarfs Ihrer Mailbox und Beschleunigung des Mailsystems 

Lückenlose Aufzeichnung der Mailkommunikation

Mit dem meos Mailarchiv werden vollautomatisch alle E-Mails welche Ihr Unternehmen verlassen, Ihr Unternehmen erreichen oder in Ihrem Unternehmen intern versendet werden, archiviert. Dies garantiert, dass die komplette Mailkommunikation lückenlos aufgezeichnet wird. Archivierte Mails sind geschützt vor mutwilligem löschen durch Ihre Mitarbeiter. Wurden Unternehmenskritische Informationen per E-Mail veruntreut, lässt sich das ganz einfach über das Mailarchiv nachvollziehen!
 

Schutz vor bewusstem und unbewusstem Löschen

Sollten Sie ein Mail irrtümlich gelöscht haben, oder ein Mitarbeiter hat mutwillig ein Mail „verschwinden" lassen, so können Sie diese Mails ganz einfach aus dem Mailarchiv wiederherstellen.
 

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (Aufbewahrungsfristen)

Die Aufbewahrungspflichten für E-Mails betragen je nach Art entweder 6 Jahre oder 10 Jahre. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.
 

Unternehmensweite Suche von Mails

Sie haben die Möglichkeit, im Mailarchiv über sämtliche Mails aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu suchen. Alle E-Mails werden während dem
Archivierungsvorgang indiziert, so dass Informationen sehr schnell gefunden werden können!
 

Reduktion des Platzbedarfs Ihrer Mailbox und Beschleunigung des Mailsystems

Mit dem meos Mailarchiv lässt sich die Größe Ihrer Mailboxen vollautomatisch auf ein vernünftiges Maß reduzieren. Je mehr E-Mails in Ihrem Posteingang liegen, desto länger benötigt Outlook diese Mails anzuzeigen. Um diesem Problem entgegenzuwirken, besteht die Möglichkeit z.B alle E-Mails welche älter als 2 Jahre sind, automatisch nach dem Archivierungsvorgang aus Ihrer Mailbox zu löschen.
 

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Zugriff auf das Mailarchiv

Der Zugriff auf das Mailarchiv erfolgt direkt aus Outlook heraus. Die wichtigsten Funktionen können direkt über eine eigene Menüleiste aufgerufen werden.


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Archivordner anzeigen

Aktivieren Sie den Menüpunkt „Archivordner" wird Ihnen Sofort eine Outlook ähnliche Ordnerstruktur mit allen Archivpostfächern, auf welche Sie Zugriff haben, angezeigt.


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Erweiterte Suche

Über die erweiterte Suchfunktion lassen sich komfortabel alle Archivmailboxen nach beliebigen Suchbegriffen durchsuchen.


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Archivierte E-Mails öffnen

Über den Menüpunkt „E-Mail öffnen" wird die Mail aus dem Archiv geladen und als original E-Mail in Outlook angezeigt!


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E-Mail wiederherstellen

Um ein E-Mail aus dem Archiv wiederherzustellen, reicht ein Klick auf den Menüpunkt „E-Mail wiederherstellen". Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie bestimmen können in welchen Zielordner das E-Mail wiederhergestellt werden soll.


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